文章摘要
- 當經手付款的員工增加或交易量成長時，應重新檢視付款權限與核准流程。
- 向銀行了解可用的交易監控工具，並指派專人查看及處理系統標記的異常交易。
- 遇到非預期的付款要求，先暫停，再透過已確認的聯絡方式查證。
您的付款管控，跟上企業成長的腳步了嗎？
創業之初，每一筆付款或許都由您親自處理。隨著業務成長，您需要投入更多心力在公司日常營運上，於是開始將供應商付款交由員工處理。交易量逐漸增加後，您已難以親自核對每一筆付款的細節。作為企業主，該如何在維持付款效率的同時，繼續掌握公司資金的流向？
然而，企業成長的同時，付款流程中的疏漏也可能讓詐騙者有機可乘。常見手法包括：假冒供應商要求變更收款帳戶、冒充公司高層發送電子郵件、假扮銀行人員來電、竄改支票，以及未經授權的 ACH 扣款。完善的管控機制有助企業及早發現可疑情況，降低未經授權付款的風險。
不妨先從三個問題著手：誰有權動用公司資金？哪些付款需經第二人核准？公司如何查證可疑的付款要求？十月是網路安全意識月，正是檢視這些流程是否仍符合企業現況的好時機。
華采商業銀行副總裁暨數位銀行部經理 Ben Trinh 擁有認證 ACH 支付專家（Accredited ACH Professional, AAP）資格，長期協助企業處理數位支付、資金管理及帳戶安全相關事務。他建議，業務成長到一定規模時，企業主應適時調整付款流程，避免所有環節都仰賴同一人把關。
什麼時候應檢視付款流程？
當您增聘專責付款的員工、往來供應商增加，或發現付款經常要等您有空核准才能進行時，就是重新檢視流程的時候。
試著梳理一筆款項從請款到付款完成的完整過程：由誰輸入資料？由誰核對？由誰核准？若同一人即可建立並核准付款指示，可考慮在適當環節加入第二人的獨立覆核，以強化把關。
誰有權建立與核准付款指示？
依每位員工的職責設定相應權限。負責建立付款指示的人，不一定需要核准權限；負責核准的人，也不一定需要查看或操作公司所有帳戶。
您可以向銀行確認，企業網路銀行是否支援分別設定建立與核准付款的權限，以及還有哪些權限可以調整。員工調職或離職時，也應及時檢視並調整其帳戶使用權限。
如何監控付款，而不必逐筆親自核對？
您可以向銀行了解適合企業使用的付款管控工具。例如，支票核驗服務（Positive Pay）會將提示兌付的支票與企業提供的開票資料進行比對，並標記不符之處，由企業決定是否付款。至於 ACH 交易，可詢問銀行有哪些工具能協助識別或攔阻未經授權的扣款。各項服務的功能與處理要求不盡相同。
啟用服務前，請先確認由誰查看及處理異常交易、須在什麼期限內回覆，以及負責人不在時由誰代理。
企業何時應暫停並查證付款？
當供應商突然要求變更收款帳戶，或自稱銀行人員的來電者催促您立即採取行動時，請先暫停。即使對方提及您熟悉的人名、態度親切有禮，或說著您熟悉的語言，也不能省略查證程序。
透過電子郵件提出的付款要求同樣需要留意。商業電子郵件詐騙（BEC）可能假冒供應商、公司高層或其他可信任的聯絡人，誘使收件人將款項匯入詐騙者指定的帳戶。根據美國聯邦調查局（FBI）網路犯罪投訴中心（IC3）發佈的《2025年網路犯罪報告》，當年商業電子郵件詐騙的通報損失約達30.5億美元。
若收到付款資訊變更通知，請使用公司既有存檔的聯絡資料，向供應商原有的聯絡窗口確認。若接到可疑的銀行來電，請先掛斷，再自行撥打銀行公開的電話號碼或您已確認無誤的號碼。切勿使用可疑來電或訊息中提供的聯絡方式。
切勿向來電者或主動聯絡您的人透露網路銀行密碼或一次性驗證碼。同時，應讓員工清楚知道遇到可疑情況時應向誰通報，並明確授權他們暫停付款、先行查證——即使要求看似來自公司高層也一樣。
「付款要求越是讓人感到急迫，越應先暫停，透過既有聯絡管道確認。」
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